Готовимся к выставке

Обновлено: 18.09.2024

Современные арт-пространства совсем не похожи на классические музеи с картинами XIX века. Ждать от них можно всего, но всё равно увидеть то, что чего не ожидал. Яркие перформансы, квесты, шокирующие экспозиции. Как готовиться к выставке современного искусства и как вести себя на ней? Рассказывает Анастасия По , арт-директор художественной галереи современного искусства Dordor Gallery .

Роли экспонента на выставке

Важно знать, какая у вас роль на выставке и роль на стенде. Часто приходится работать в условиях неопределенности и мультизадачности. В зависимости от ситуации вы можете играть разные роли. Но заранее спланированные цели, схемы поведения и список задач послужат вам компасом и не дадут сбиться с пути.

В предыдущей статье мы разобрали те взаимодействия, которые могут быть у вас как у экспонента с различными типами контактов. Здесь мы разберем подробно роли на выставке и в частности роли на стенде.

Начнем с общего: какие роли вообще бывают на выставке, заодно вспомним с кем будете выстраивать взаимодействие.

Выберите подходящий наряд

В нашей художественной галерее современного искусства Dordor Gallery часто проходят выставки и аукционы, которые посещает множество людей, в частности, девушки. Их наряды могут различаться от образов в духе сумасшедшего футуризма и стиле поп-арт до образов в вечерних платьях и строгих деловых костюмах. Но выставки современного искусства уж точно не про коктейльные платья и бриллиантовые истории.

Пожалуй, лучший выбор для посетителей галереи - это стиль smart casual, умно дополненный какими-нибудь интересными деталями, связанными с темой выставки. Кстати, сегодня совсем не обязательно выглядеть "дорого". Мода на осознанное потребление привела к популярности одежды из секонд-хендов, барахолок и винтажных магазинчиков. И интересный образ можно создать, одевшись в них.

Не стесняйтесь своей индивидуальности

Будьте готовы к тому, что вы сами можете стать частью искусства. Художник может предложить вам нарисовать совместную картину или принять участие в иммерсивной постановке. Не стесняйтесь и откликайтесь на подобные предложения. Здесь творится современное искусство, и вы - его часть!

Например, недавно в Третьяковской галерее на Крымском Валу разделся современный акционист. Никого из присутствующих на выставке такое поведение не оскорбило, никто не нажал на тревожную кнопку. Наоборот, многие люди подумали, что это перфоманс от галереи. Другой нашумевший случай: на фестивале современного искусства у молодого художника украли работу. Самому художнику это только сыграло на руку - внимание со стороны СМИ было гарантировано.

На выставке, где уже происходит, к примеру, перфоманс, будет уместно провести свою собственную акцию. Конечно, всё зависит от настроя галереи, масштаба события и аудитории, но обычно все пространства настроены очень дружелюбно.

«Есть много различных способов для компании заявить о себе» — говорят пиарщики. Для этого подходят массовые мероприятия, к примеру, участие в профессиональной выставке. Термин «бизнес выставка» и понятие, которое в него вкладывают, считается одним из важнейших инструментов эффективного ведения бизнеса. Поэтому специалисты утверждают: качественная подготовка к выставке оказывает непосредственное влияние на продвижение товара/ услуги и получение роста прибыли в ближайшей перспективе.

«Зазывала»

Зачастую стихийно хорошо «цепляет» потенциальных партнеров даже без явных магнитов.

*** Магнит (стоппер) — специально сформированная активность на стенде, которая выделяет стенд среди массы других.

Его функция — первый рубеж контактов с аудиторией.

Его цель — управлять первичным потоком посетителей.

Конечно, лучше всего разделять роль «зазывалы» и «управляющего потоком», но в основном людские ресурсы ограничены, поэтому эти задачи приходится совмещать. Мы поговорим о практике, наиболее приближенной к реальности, когда роли совмещены.

Итак, на роль зазывалы подходит вовсе не промоутер, цель которого вручить как можно больше промо-материалов или создать максимальную движуху на стенде.

Лучше всего подходит на роль «зазывалы» человек опытный, хорошо разбирающийся в людях, умеющий быстро принимать решения, с хорошо поставленной речью, творческим подходом и тактичностью.

Это очень энергоемкая роль, флегматики и интроверты, к примеру, для неё явно не подходят. Требуется постоянная концентрация внимания. Отвлекаться, надолго покидать зону стенда, работать в ноутбуке «зазывале» некогда.

С нами согласятся частые посетители мероприятий, что таких мы обычно пытаемся найти на стенде. Он знает ответы на первые вопросы, далее его задача — передать контакт, оценив портрет посетителя стенда.

5 лайфхаков, чтобы работать на выставке было в радость

1. Удобная обувь! Сколько бы ни хотелось быть на очень высоком каблуке (для девушек) или в новых не разношенных ботинках (мужчины) — думайте о том, что впереди целый день работы на ногах.
2. Старайтесь сделать максимум встреч с партнерами в первый день, так как в это время все еще не очень уставшие, и расписание у всех не забитое.
3. Не откладывайте обход вашего павильона на вторую половину дня — осмотритесь, чтобы при необходимости быстро сориентироваться, если вас не могут найти и наметить те встречи, которые хотите провести.
4. Найдите места, где будут проходить деловые мероприятия и награждения, отметьте на карте.
5. При выходе со стенда каждый раз берите с собой немного рекламных материалов — работа на выставке идет не только в рамках стенда.

Роли и задачи экспонентов на стенде

Возможно у читателя возникли вопросы — зачем вообще выделять роли на стенде? Почему нельзя ездить на выставку в одиночестве?

Давайте вместе представим такую ситуацию: на стенд забредают блуждающие посетители. В непиковые часы экспонент рад каждому гостю. Но вот с одной стороны к вам подошел потенциальный партнёр, с другой — представитель сети, а с третьей вас атакует B2C поток в попытке купить 1 мороженое или, например, 100 г колбасы.

Особенно такая ситуация типична для выставок со смешанной аудиторией.

Что же делать? Вот тут нам и поможет прием «отбойник» и «громоотвод для ротозеев».

Простые советы, которые помогут применять эти приемы лучше:

• сделайте явное зонирование, чтобы было легче управлять потоком,
• не стойте на стенде в пик трафика в одиночестве! Нужен человек на подхвате!
• подготовьте раздатку, активность а-ля «сбор контактов» в лототрон с розыгрышем, поманите «конфеткой» тех, кто может отвлечь вас от важного разговора и назначьте им время в непиковые часы, когда они смогут поучаствовать в розыгрыше.

И всегда оставайтесь вежливыми! Случайный «ротозей» может быть потенциальным клиентом, не судите «по одежке».

Теперь поговорим о схемах работы на стенде.

На выставке может быть сочетание ролей, так как не всегда есть возможность приехать в полном составе. Сейчас мы рассматриваем вариант работы без привлечения сторонних сотрудников, таких как промоутеры. Выделяем 3 основные роли:

1. «Зазывала»
2. Ресепшен-менеджеры
3. Эксперт

Ресепшн-менеджеры

В их задачи входит:

• выдать базовую информацию без специфики,
• ответить на основные вопросы,
• контролировать порядок на стойке, обработка контактов, которые пришли на предварительно назначенную встречу,
• выдача подарков, сувениров.

Это универсальные солдаты, которые могут оказать достойную консультацию, когда эксперт занят, помочь «зазывале» фильтровать поток посетителей. Помочь с подачей кофе партнерам, которые уже начали общение с экспертами.

Обычно ресепшн-менеджеры сами или с помощью промоутеров устраивают розыгрыши, дегустации, распоряжаются промо-материалами.

Утренняя планерка

Рекомендуем делать небольшую планерку, чтобы напомнить цели\задачи работы и проговорить важные моменты, особенно - если происходит частично смена состава работающих на стенде сотрудников. Ниже мы прописали основные моменты, которые стоит не забыть.

Чек-лист готовности стенда к работе:

• По одному сотруднику стоят с каждой открытой стороны стенда.
• На каждом запланированном рабочем месте есть рекламные материалы.
• Компьютеры настроены, полки протерты и заполнены товаром, ролики крутятся и т. д.
• Каждый сотрудник знает свою роль (ниже о них подробнее), проведен инструктаж.
• Хотя бы один сотрудник знает где ключи от подсобного помещения и где выключается свет на всем стенде.
• Каждый сотрудник знает номер вашего стенда и как к нему пройти от любого из входов на выставку.
• Подготовлен классификатор контактов, все знают, как его заполнять (ниже о нем подробнее).
• Определен график отсутствия, в какой момент и кто покидает стенд: на обед, мероприятие, запланированную встречу, обход выставки, кто остается на час после закрытия выставки и закрывает стенд.
• Рабочий персонал почистил стенд с пылесосом (проверить).

Участие в выставке может преследовать несколько целей

• Заявить о себе на рынке. Если компания новая, то для нее выставка, это шанс рассказать о себе перед широкой аудиторией. На выставках обязательно присутствуют СМИ, также организаторы выставки заранее заботятся о печати материалов, журналов, в которых указываются компании-участники. И конечно же, по итогам выставки приглашенные информационные спонсоры напишут материал по этой теме, и, возможно, упомянут вашу компанию. В конце концов, тщательно продуманная организация участия в выставке, общение и обмен опытом с конкурентами может стать отличной информационной базой для новичков и важным шагом на пути к совершенствованию и преуспеванию в будущем!
• Имиджевая. Некоторые крупные компании уже фактически не имеют права отказаться от участия в определенных выставках, так как аудитория ждет их присутствия там. Не анонсировать свое участие в профессиональной выставке будет равносильно признанию того факта, что в компании не все гладко. Часто такое положение дел относится к крупным банкам. Вторая имиджевая причина - продемонстрировать, что хорошего было в текущем году, чего компания сумела достичь за прошедший период. Кроме того, узкоспециализированные выставки включают в себя деловую часть, где за отдельную плату может выступить представитель компании. Поэтому, поддержание определенного уровня престижа «компании с историей» считается также неотъемлемой частью для ее успешного развития в дальнейшем!
• Получить новых партнеров, заказчиков, клиентов. Некоторые выставки позволяют прямо на месте заключить выгодные контракты, развить партнерские отношения и усилить лояльность существующих клиентов. И, что важно, эффективного результата можно достичь за очень сжатые сроки!

После формирования целей участия в выставке определяются конкретные задачи и пути достижения поставленных целей. Стоит отметить, что цели должны иметь конкретную измеряемую величину, иначе участие и подсчет результатов не будут иметь смысла.

Например, собрать 50 визиток потенциальных партнеров, добиться 3 упоминаний в СМИ и т.д. Измеримая и достижимая в количестве и во времени цель - показатель правильного понимания причины своего участия в выставке. Именно так можно будет замерить эффективность участия, в том числе, и относительно бюджета.

Эксперты

К ним допускаются те, кто прошел первичный отсев. Зачастую на выставке их буквально ожидают.

Это человек, который условно «самый умный на стенде». Его основная задача конвертировать полезные контакты в будущие продажи. Для этого он дает экспертные консультации, общается с теми, кто прошел «фильтр». Но это не значит, что эксперт должен находится в глубине стенда и общаться 1 раз в день или того реже и к нему не должны никого подпускать. На это эксперт и самый умно, чтобы чувствовать ситуацию, следить за процессом фильтрации контактов с посетителями, управлять процессом. Хорошо, когда есть тот кто продает; тот, кто проконсультирует; тот, кто общается со СМИ и тот, кто управляет всеми процессами и людьми. Но зачастую эти роли совмещены в одну — «эксперт». Именно этот человек — лицо стенда для интервью и видео, снимаемых в рамках выставки.

Выберите подходящий наряд

В нашей художественной галерее современного искусства Dordor Gallery часто проходят выставки и аукционы, которые посещает множество людей, в частности, девушки. Их наряды могут различаться от образов в духе сумасшедшего футуризма и стиле поп-арт до образов в вечерних платьях и строгих деловых костюмах. Но выставки современного искусства уж точно не про коктейльные платья и бриллиантовые истории.

Пожалуй, лучший выбор для посетителей галереи - это стиль smart casual, умно дополненный какими-нибудь интересными деталями, связанными с темой выставки. Кстати, сегодня совсем не обязательно выглядеть "дорого". Мода на осознанное потребление привела к популярности одежды из секонд-хендов, барахолок и винтажных магазинчиков. И интересный образ можно создать, одевшись в них.

Как установить контакт на выставке

Роли выбраны, осознанны, люди проинструктированы. Что делать дальше? Совершенствовать общие коммуникативные навыки.

Учитывайте людские особенности (возможно кому-то трудно установить контакт, стесняется или находится в стрессе), а также особенности выставки как активности в целом: если все пытаются друг другу что-то продать, то вырабатывается либо «слепота на предложения», либо стойкое раздражение. Пусть беседа начинается непринужденно, и Вы оставите о себе впечатление приятного человека, и эксперта в той области, которую представляете. А уже потом диалог продолжится с места «чем я могу быть вам полезен».

Иногда нужно просто буквально перехватить взгляд посетителя и тогда состоится контакт.

Будьте доброжелательны, уверены и не показывайте нужды.

• Скучающий вид, недоброжелательность — видны. Неумением контролировать эмоции можно обидеть.
• Если вы не уверены в ценах, продуктах, компании и своей позиции: это заметно даже неопытным переговорщикам. Представлять свою компанию на выставке нужно с полной уверенностью, подготовьте не только сухие тезисы и цифры. Поработайте над мимикой, жестами, набором фраз, которые можно использовать в качестве работы над возражениями и т. д.
• Ярко выраженная позиция нуждающегося отталкивает либо дает повод для манипуляций. Выпишите преимущества компании и продукта заранее, выучите их. Используйте формулировки, в которых будет очевидна выгода для клиента. Проведите сравнительный анализ с конкурентами. Подготовьте несколько стратегий в зависимости от возможных исходов диалога с клиентами. Обладание информацией и высокий уровень подготовки позволит вам рационально и без позиции просящего общаться с потенциальными партнерами.

Важно! Если сотрудник отвлечен телефоном или сотрудник работает на стенде (буквально сидит за ноутбуком) — это повод провести беседу: либо он не знает чем себя занять, либо не понимает своей роли, либо не заинтересован в процессе. В любом случае так быть не должно, иначе есть риск уехать с выставки ни с чем.

Работа на стенде — это командная работа, даже если работает 1 человек, так как от того, насколько приложили усилия к созданию стенда коллеги — зависит успех работы на выставке.

Выставка на выставке не заканчивается. Про то, как наиболее эффективно обработать контакты после мероприятия, мы расскажем в следующем материале.

Для тех, кто часто участвует в различных отраслевых выставках, подготовка к их участию начинается задолго до их открытия. Для «новичков» сообщаем, что, в среднем, период подготовки к выставке, в среднем, составляет 3-6 месяцев.

Конечно, если ваше участие в выставке не предполагает каких-то крупных конструкций, нестандартных решений, и не претендует на эксклюзивность, то подготовить свой выставочный стенд можно и за один месяц. Для всех остальных, профессиональных участников выставочной деятельности, срок подготовки значительно дольше.

Успешная презентация компании на выставке — это сложный, порой очень трудоёмкий процесс, в котором задействованы десятки людей, начиная от дизайнеров и заканчивая строителями выставочных стендов.

Условно, выставочные стенды, по их размерам можно разделить на три категории:

• Выставочные стенды малого формата — до 10 кв. м. (небольшие компании, которые только начинают свой путь в бизнесе);
• Выставочные стенды среднего формата — от 10 до 50 кв. м. (банки, промышленные предприятия, компании из различных отраслей экономики);
• Выставочные стенды крупного и особо крупного формата — свыше 100 кв. м. (как правило, это эксклюзивные стенды крупных корпораций и холдингов).

Каждая из этих категорий имеет свои сроки для подготовки. Если, для выставочных стендов малого формата может понадобиться 1-1,5 месяца на подготовку (согласование макета, экономика, электрика и т. п.), то выставочные стенды среднего и крупного форматов, потребуют куда больше времени.

Практика разработки и строительства выставочных стендов компанией ООО ПКФ СтендМакс показывает, что каким бы не был проект выставочного стенда, клиент просто обязан задуматься о его реализации минимум за 3 месяца. Это позволит, как самому клиенту, так и коллективу дизайнеров, проектировщиков, экономистов и собственно говоря строителям, спокойно и в конструктивном ключе проработать все детали будущего выставочного стенда, чтобы его реализация прошла, что называется, без сучка и задоринки, а деньги, потраченные на его строительство, принесли заказчику стенда новых клиентов, крупные контракты и рост прибыли.

Что предлагает компания ООО ПКФ СтендМакс своим клиентам:

• При заказе любого выставочного стенда мы бесплатно разработаем 3D макет вашего будущего стенда;
• Просчитаем всю экономику вашего будущего выставочного стенда;
• Построим ваш будущий выставочный стенд.

ООО СтендМакс профессиональный застройщик таких крупных отраслевых выставок, в разных городах России, как: ИННОПРОМ, Рос-Газ-Экспо, Металлообработка. Сварка, Газ. Нефть. Технологии и многие другие.

Не ждите очередной выставки, в которой планируйте принять участие, начинайте подготовку к ней уже сегодня!

Делитесь эмоциями с правильными людьми

Вопрос номер два: с кем пойти на выставку современного и искусства? Отличная идея - совместить посещение галереи и первое свидание. Во-первых, вы сразу разберётесь, насколько схожи у вас вкусы и взгляды на жизнь и мироустройство. А во-вторых, на выставке среди белых стен экспозиционного пространства гораздо легче "рассмотреть" кавалера, чем в том же ресторане или баре.

Не стоит забывать о подругах и друзьях. Если вы в одинаковым интересом относитесь к современному искусству, то вам гарантировано отличное времяпрепровождения.

А вот если вы хотите поучаствовать в жарких дебатах, то пригласите пойти с вами любителя классических пейзажей и натюрмортов. Вам гарантирован эмоциональный всплеск и возгласы негодования и неприятия рядом. Если же нервная система вам дороже, то лучше так не рисковать.

Интересно водить на выставки современного искусства "старшее поколение": родителей, бабушек и дедушек, особенно, если они у вас отличаются прогрессивными взглядами. Посмотреть на современное искусство сквозь призму их жизненного опыта и вкуса может оказаться неожиданно интересно и познавательно.

Задачи по формированию правильного потока посетителей стенда

• Установить контакт с посетителем, оценить посетителя, «затащить» нужного посетителя на стенд
• Интересные контакты переводить на ресепшн менеджера или эксперта, в зависимости от ситуации.
• Нецелевые контакты обрабатывать по методу «отбойника» или переводить на свободного ресепшн менеджера (в случае, если поток большой и его нужно быстро «раскидать» первичную обработку могут совершать все участники стенда).

Мы неспроста обращаем внимание, что одним из качеств «зазывалы» должна быть тактичность. Очень важно правильно использовать прием «отбойника».

Признаки заинтересованности вашим стендом:

• Взгляд цепляется за стенд.
• Секундная приостановка.
• Посетитель формулирует свой вопрос.
• Целенаправленно идет к вам.

Иногда не хватает буквально одной мелочи, чтобы зацепить потенциального посетителя. Например, отсутствие раздаточного материала. Возможно посетителю сейчас некогда, но ему можно дать что-то в руки, чтобы он изучил и обратился к вам, когда появится возможность.

Однако, чтобы не растратить все промо за первый день, рекомендуем довериться чутью и просто быть внимательными. Чтобы получить продукцию бесплатно, некоторые посетители идут на ухищрения: представляются не теми, кем на самом деле являются, дают не свои визитки и пр. В распознавании таких хитрецов поможет только опыт.

Если посетитель несет в охапке промо со всех стендов, подходит что-то брать не читая Вашу вывеску, не хочет тратить время на то, чтобы выслушать кто Вы и какую компанию представляете — у вас есть повод заподозрить нецелевого посетителя. На таких можно потратить разве что корпоративную визитку и сказать вежливо «Каталоги и промо-продукция у нас в ограниченном количестве. Давайте назначим встречу, Вы расскажете побольше о своем магазине, покажете фото полок, чтобы мне лучше понять формат, я Вас угощу чаем и мы пообщаемся о партнерстве.» Если попали на ротозея, то он сразу постарается выйти из контакта.

Промо-материал конечен, его нужно правильно рассчитать. Во избежание ситуации, что вы пишите номер на салфетке и на пальцах рассказываете о продукции: визитки, буклеты хотя бы в 5-10 экземплярах спрячьте в «неприкосновенный запас».

Правильная организация выставки: основные рекомендации

И так, как подготовиться к выставке правильно? Какие нюансы учесть и какие ресурсы (материалы) задействовать? Также на чем расставить акценты, чтобы решить ключевой вопрос для любой компании, принимающей участие в выставке, а именно: получение эффективного результата в достижении заявленных целей?

В рамках подготовки участия в выставочном мероприятии, как правило, выделяют несколько основных этапов:

• Прежде всего, стоит определиться с выбором выставки, учитывая направленность вашего бизнеса. Главный вопрос, на который отвечает данный этап это: какую пользу для компании/фирмы принесет участие в выставке, на сколько повысится уровень продаж (а это все же фундаментальная цель каждого участника).
• Затем предстоит решение ряда технических моментов, связанных с подготовкой выставочного пространства. А именно: места расположения будущего стенда (выбор наиболее выгодной локации, с точки зрения посещаемости), разработка общей концепции, утверждение размера стойки, используемых для изготовления материалов и пр.
• Кроме того, одну из важных позиций занимает обязательное обучение персонала/подготовка сотрудников компании, принимающих участие в мероприятии.
• Очередной этап - слаженная работа всех участников непосредственно в момент проведения выставки, детальное ее планирование.
• И в финале - подведение итогов, быстрая и корректная обработка лидов (потенциально полезных контактов).

Далее все подчинено желанию достичь поставленных целей. Знание и умелое применение каждого из перечисленных этапов, поможет не только проявить себя с выгодной и запоминающейся стороны, но и окажет влияние на реализацию проектов (повышение уровня продаж товаров/услуг), с которыми вы пришли на выставку.

Помимо прочего, качественная подготовка к выставке задаст высокую планку для других участников выставочного мероприятия, в том числе, конкурентов, «соперников», потенциальных клиентов, а это, поднимет ваш рейтинг или укрепит уже существующий положительный имидж.

Первый день выставки. Продуктивный старт

Наиболее сложный — первый день выставки. От остальных дней отличается подобными ситуациями:

• не все сотрудники знают, где расположен стенд компании,
• не у всех есть бейджи — надо встречать, это значительные временные затраты,
• обязательно кто-то что-то забыл сделать и надо оперативно «разруливать».

Ниже на первый взгляд очевидные простые советы. Постарайтесь:

1. Выспаться, подготовить вещи вечером накануне выставки.
2. Собраться по чек-листу.
3. Приехать вовремя. Для этого нужно:
   • рассчитать время на дорогу заранее,
   • учесть очередь у входа и работу охранников,
   • прийти не позже 9:30, т. к. у входа начинают толпиться посетители.

Завершение рабочего дня на выставке

Скачайте и повесьте на стену в подсобке, что надо проверить и сделать:

• У того, кто придет на стенд первым есть ключи. У того, кто закрывает стенд есть ключи. Или это один и тот же человек.
• Проконтролировать отключение всей техники (аппаратуры).
• Собрать ценные материалы, упаковать их в том же порядке, как их утром будете раскладывать.
• Закрыть витрины, убрать то, что легкодоступно к хищению.
• Выставить мусор для уборки.
• Выключить электричество, если на стенде холодильный ларь — проконтролировать, что после выключения всего электричества он работает.
• Подготовить раздатку, упаковать рекламные материалы в пакеты, помыть чашки и т. д.
• Пригласить технический персонал с пылесосом.

Роль человеческого фактора

Креативно оформленный стенд, удачная локация, качественные глянцевые брошюры и флаера самостоятельно не «вытянут» ситуацию без тщательной и профессиональной подготовки команды, которая будет работать во время презентации на выставке.

Подготовка команды и количество участников тоже зависят от цели и площади выбранного стенда. Если бюджет позволяет взять площадь побольше, то задействуйте большую команду. Не рекомендуется ставить на стенд одного человека. Члены команды, в зависимости от умений, склонностей, могут играть разные роли. Кто-то, владеющий информацией больше других по предмету, продукту, услуге, может быть консультантом. Легкий в общении человек - привлекать и завлекать разговорами на площадку. Часто берут в команду красивую девушку, шоу-мена, который действиями или внешним видом притягивает интерес публики к стенду.

Некоторые промышленные выставки потребуют участия директора или замдиректора в ней. Если цель - заключение договоров, контрактов, то надо позаботиться о спокойной и тихой зоне на своем стенде для этой цели. И присутствию уполномоченного лица.

Есть такая роль для члена команды - аттрактор. Это человек, который привлекает внимание к компании. Он может находиться как на месте, так и ходить по всему помещению выставки. Самое простое — симпатичная девушка, которая раздает визитки или пригласительные флаера. Здесь есть схожесть с работой промоутера.

Подведение итогов: фиксация на достигнутом

С последним днем выставки работа участников не кончается. Если были получены контакты, то их максимум в течение недели надо обработать и желательно написать слова благодарности тем, кто оставил свои координаты. На волне публикации материалов в СМИ можно неплохо разрекламировать участие, создать материалы для статей на сайте, в социальных сетях.

Участие в выставке не должно быть спонтанным. Презентация компании/продукта/услуги - должна представлять собой хорошо продуманный и качественно выполненный проект, тогда от нее действительно будет польза и выгода для компании.

В сети присутствует огромное количество публикаций репортажами с выставок — CES, NAB, CeBIT и других. Но информации, как стать участником, а не посетителем выставки, мало. Когда примерно год назад у нас сформировалась идея об участии на выставке CSTB, информацию пришлось собирать по крупицам. Очевидных вещей вроде «ваш стенд должен быть информативен» было полно, действительно полезной информации — мало. Сейчас, завершая подготовку уже к третьей выставке, хочу поделиться опытом участия с практической стороны с теми, кто думает об участии первый раз.

Предвижу вопрос: зачем IT-компаниям, которые в большинстве случаев не создают продукт, который «можно потрогать», делать стенд на выставках? Традиционные ответы известны: среди посетителей выставки множество потенциальных клиентов, формат выставок располагает к созданию деловых связей, формирование имиджа. Однако, я бы не хотел углубляться в этот вопрос. Будем считать, что решение «выставиться» принято, выбрана также и сама выставка.

Совсем кратко расскажу о том, как выглядит выставка. Большой павильон (тысячи квадратных метров) разделен на множество небольших участков, на каждом из них сконструирован стенд. Стенд может занимать 5 кв.м. и иметь две стены-перегородки и стул, а может представлять собой нечто вроде небольшого двухэтажного коттеджа :) На стенде работают люди, которые рассказывают и/или показывают что-то посетителям. Посетители свободно (хаотично или по запланированному маршруту) перемещаются от стенда к стенду, собирают промо-материалы (часто), обмениваются визитками (реже) и общаются с людьми на стенде (еще реже).

Итак, что следует делать, чтобы ваша подготовка к участию на выставке прошла успешно.

Ответственный за подготовку и участие

Участие, особенно в первый раз, дело достаточно сложное, вопросов возникает огромное количество (от количества розеток 220В на стенде до заказа трансфера из эаропорта в гостиницу), а график очень жесткий (организаторы вас ждать не будут). Обязательно должен быть человек, который отвечает за вашу подготовку к выставке, контролирует ситуацию в целом и имеет полномочия подгонять остальных членов команды. Я не рекомендую возлагать эти обязанности на руководителя того проекта, который будет представляться — у него будет и так много забот по доводке проекта до необходимой кондиции. Поэтому техническую сторону организации участия лучше возложить на другого сотрудника.
В задачи ответственного будет входить: оформление документов для участия, общение с организаторами, бронирование гостиниц и покупка билетов (если выставка не в вашем городе), составление списков нужных для участия вещей, постоянная координация работы команды и многое другое.

Связь с организаторами

Ответственный за организацию должен как можно быстрее выяснить самые важные вопросы: свободные места на выставке, стоимость участия и других услуг, крайние сроки отправки заявки на участие, получить договор участия, выяснить возможности оперативной полиграфии на месте выставки, доступные гостиницы и т.п.

К сожалению, ваша подготовка может окончиться на этом этапе: из-за отсутствия свободных мест в выставочном павильоне (на крупных выставках за несколько месяцев до начала все уже выкуплено) или из-за стоимости участия (к примеру, на IBC минимальный стенд обойдется в 10 тыс. евро).

Изучайте договор с организаторами самым внимательным образом, особенно требования и регламент поведения участников выставки. В договоре будут указаны ограничения (например, запрет оставлять пустой стенд в рабочее время, покидать выставку до закрытия, распространять промо-материалы без согласия организаторов и т.п.) и, самое важное, штрафы за нарушения.

Обязательно подпишитесь на новостную рассылку выставки. Это стоит сделать не только ответственному за подготовку, но и всем активным участникам процесса.

Описание компании или продукта

Стенд

Переходим к центральному элементу нашего участия — стенду. Если вы первый раз участвуете в выставке, я бы рекомендовал ограничиться стендом минимального размера и самой простой конструкции (2 или 3 стены-перегородки). Если у нас только софт, то организовывать витрины или шоу-рум нам не нужно.

Пример простого стенда, изображение NAB show

По возможности выберите размещение стенда поближе к главных проходам, входу в павильон, входу в конференц-залы или хотя бы поближе к стендам крупных компаний (организаторы высылают схему размещения, на которой обычно подписаны участники). Стратегически верно также расположиться около coffee corner, если такой есть. Трафик — это всегда трафик.

• мебель (стулья, стол, стойка/front desk) и ее количество;
• освещение (точечная подсветка);
• электрические розетки и их количество;
• интернет?
• мусорная корзина?
• ежедневная уборка?

Оформление стенда

Можно и нужно заказать (у организаторов) широкоформатную печать на стенах стенда, на лицевой панели front desk — это недорого и практично. Короткий, хорошо читающийся текст или несколько «ключевых слов» помогут вам привлечь потенциальных клиентов. Никто из посетителей не будет обходить все стенды и спрашивать: «а чем вы занимаетесь?» (хотя складывается ощущение, что некоторые участники выставок на это надеются).
Запросите у организаторов трехмерное изображение того, как будет выглядеть ваш стенд, и экспериментируйте с дизайном. Проверьте, как будет выглядеть дизайн стенда, если на нем будет стоять несколько человек, не будут ли они закрывать собой что-то важное? Будет ли название продукта заметно издалека?

Сооружение стенда

Так как стенд выбран самый простейший, сооружением займутся организаторы. Перед началом выставки к вашему приходу стенд будет готов к работе.

Раздаточные материалы

• чтобы о вас вспомнили после выставки;
• чтобы вспомнили не только ваше название, но что вы делаете и чем можете быть полезны.

Сколько печатать раздаточных материалов

К сожалению, у меня нет данных по отношению количества посетителей, получивших раздатку к числу прошедших мимо стенда, или отношению посетивших выставку к посетившим наш стенд. Но это число не очень велико. Для небольшого стенда малоизвестной (пока еще) компании стоит ориентироваться примерно на 50 комплектов раздатки в 1 выставочный день для крупной выставки (если не были организованы какие-то дополнительные мероприятия по привлечению посетителей). Заранее узнайте, есть ли возможность оперативной полиграфии на выставке. Ну и привезти больше и не раздать — это лучше, чем привезти меньше и испытывать нехватку.

Подготовка стендистов

• способен свободно общаться с незнакомыми людьми (интровертов вычеркиваем);
• умеет уверенно рассказать про компанию или продукты (хотя бы по заранее выученному тексту и без технических подробностей — но с чувством, толком, расстановкой);
• достаточно крепок здоровьем, чтобы выдержать почти весь день на ногах и в разговорах.

Два стендиста — это самый минимум, так как есть возможность подменить друг друга. Для них обязательно должен быть заранее подготовлен текст с рассказом о компании и т.п., желательно в двух вариантах — кратком и более развернутом. Знать технические подробности вашего продукта необязательно. Наша практика показала, что большинству посетителей это не очень интересно, важнее получить презентацию или демо, рассчитать на месте стоимость (если она не фиксирована), возможные варианты сотрудничества и подобные «коммерческие» вопросы.
Дополнительно к тексту, вы можете подготовить презентацию продукта и показывать ее на экране телевизора (заранее побеспокойтесь арендовать его) или планшета (в этом случае позаботьтесь о зарядных устройствах).
На рынке есть достаточно обширное предложение услуг профессиональных стендистов, однако ими мы так и не воспользовались — отправились работать на стенд сами и об этом не пожалели.

Бесплатные плюшки

Организаторы выставки предлагают много дополнительных платных услуг: реклама, участие в конференции в роли спикера, спонсирование разных мероприятий во время выставки, бронирование гостиниц и т.п. Скорее всего, в рассылке от организаторов вас завалят подобными предложениями. Читайте вмательно, т.к. часто есть предложения попиарить вас бесплатно: например, 15-ти минутная презентация нового продукта перед большой аудиторией или интервью для журнала. Но такие предложения всегда ограничены, и надо успеть в них вписаться — желающих много.
Также участникам часто выдают пригласительные на разные мероприятия — от неких спонсированных семинаров (скука) до экскурсий по городу и вечеринок с бесплатным алкоголем :) Постарайтесь не пропустить.

Пригласите потенциальных клиентов

Не забудьте пригласить ваших потенциальных клиентов и просто партнеров посетить ваш стенд. Короткое письмо с указанием того, что будете представлять (не забудьте указать номер стенда) — вполне сложившаяся практика в таких ситуациях. Длина же самого списка рассылки зависит только от вашего отношения к спаму.

Итак, основная подготовка к выставке на этом заканчивается. Дополнения и комментарии приветствуются, а продолжение про само участие в выставке планируется в следующей части статьи.

Выставка открывает перед организацией широкие возможности. Она давно уже играет роль основного средства коммуникации между фирмами и потенциальными клиентами.

Это мероприятие помогает компании заявить о себе и своих услугах, наладить полезные связи и пополнить клиентскую базу, а также выстроить отношения с представителями СМИ. Благодаря выставке в СПБ, можно быстро оценить и проанализировать ситуацию на местном рынке или в ее отдельной нише.

Подобное событие дает возможность реализации имиджевой политики, но, тем не менее, его основная задача — увеличение сбыта предлагаемой продукции и услуг.

Какие результаты принесет хорошая выставка?

• увеличение узнаваемости Бренда
• увеличение объема сбыта товаров;
• знакомство клиентов с новой продукцией и услугами;
• улучшение имиджа фирмы;
• получение полной картины о ситуации на рынке;
• формирование сети дилеров;
• пополнение клиентской базы.

Знакомство с подготовительными этапами

Минимальный срок, который уйдет на подготовку к выставке , составляет 3-4 месяца. Классический вариант — выделить на подготовку полгода. Не стоит быть самонадеянным и записываться на мероприятие за месяц до ее реализации. Ознакомьтесь с расписанием выставок 2018 и выберите подходящую именно вам заранее.

Правильная постановка целей — половина успеха

В основном, это следующие задачи:

• презентация нового товара или услуги;
• поиск клиентов и партнеров;
• получение известности;
• анализ определенной области рынка.

Но, безусловно, цели могут быть и другие, так как каждая фирма ориентируется под себя.

Составление эффективного плана подготовки к выставке

Следующий шаг после постановки задач — составление плана, который содержит подготовительные этапы, отвечающие на конкретные вопросы.

• В какой выставке компании выгоднее всего участвовать?

Выбирать выставочный проект следует, основываясь на качестве и количестве посетителей. Обязательно убедитесь в присутствии на мероприятии вашей целевой аудитории.

• Как создать необходимую аудиторию?

Ключевые клиенты и партнеры должны быть в курсе того, что вы принимаете участие в выставочном проекте. Сообщите им об этом при помощи рассылки приглашений на выставку и адресных телефонных звонков.

Собрать у своего стенда большое количество посетителей можно, разместив активную ссылку на сайт вашей организации, опубликовав информационный материал о фирме на сайте выставки , договорившись с отраслевыми СМИ, запустив СММ компанию.

• Кто должен готовить компанию к выставке?

Распределите обязанности по подготовке к мероприятию между сотрудниками. Доверить этот процесс нужно руководителям отделов маркетинга, продаж, развития и высшему менеджменту организации. Также необходимо определиться с ответственным лицом, координирующим подготовку к выставке и работу на ней. Уделите особое внимание расположению и популярности выставочного комплекса.

• Что должно входить в программу участия?

Задача шоу в том, чтобы представить компанию и продукцию как можно ярче. Это поможет привлечь внимание аудитории и нивелировать попытки конкурентов взобраться на пьедестал.

• Как будет выглядеть стенд и кому поручить его постройку?

Для установки стенда лучше нанять специализированную компанию, которая предоставит дизайнерский проект. Эффективным решением будет распланировать программу до подготовки дизайна стенда , чтоб не сталкиваться с ограничениями.

Для оформления стенда характерно наличие трех зон:

1. презентационной — здесь расположены экспонаты и информационные стойки. В данной зоне работают стендисты;
2. переговорной — может выглядеть, как закрытое помещение или это будет обычный стол для переговоров, вокруг которого расположены удобные кресла;
3. хозяйственной — здесь хранится полиграфия, верхняя одежда, готовиться чай и кофе, иногда стоит холодильник и мойка.

• Какой персонал нужно привлечь дополнительно?

• Организаторы предоставят все необходимое качественно и в срок, если вы сделаете заказ заранее, а не в последний момент;
• Все материалы и выставочное оборудование нужно привезти на место перед началом выставки и успеть протестировать;
• Подумайте о непредвиденных расходах, возьмите с собой дополнительные финансы;
• На мероприятии нужно появиться за час до его начала, чтобы успеть подготовить материалы на выставку и привести в порядок свой внешний вид;
• На данный момент действует следующая тенденция — раздаточная полиграфия на мероприятии отсутствует. Для рекламных материалов нужно отвести отдельное место, где они будут не видны посетителям. В открытом доступе должна находиться только общая информация. Если гостю нужно вручить рекламный буклет на выставке , возьмите его со скрытого стола, подойдите к потенциальному клиенту и спокойно отдайте;
• Вся необходимая информация должна быть отправлена клиенту в тот же вечер после проведения мероприятия. Это оставит приятное впечатление о компании и подтолкнет к сотрудничеству.

Обязанности промо моделей и их значение

Промо модели всегда опрятные, приветливые и внимательные к каждому посетителю, чем создают ажиотаж у стенда. Если выставка международная, то можно найти стендистку, знающую иностранный язык.

Лицо Вашей компании должно быть красивым и привлекательным!

Результатом работы промо моделей является большая конверсия заявок, увеличение узнаваемости бренда и, соответственно, сбыт большего объема продукции.

Заключение договоренностей после выставки

Работа на выставках не прекращается с их окончанием. Связи с клиентами и партнерами непременно нужно развить и закрепить.

Осуществлять звонки по полученной выставочной базе следует достаточно быстро после знакомства на мероприятии.

Все контакты условно делятся на три группы:

Нельзя пропускать ни одного контакта, ведь именно он может стать вашим новым клиентом. Добросовестно относитесь к этому вопросу.

Анализ результатов мероприятия

Разумеется, выставка — это инвестиционный проект. И важнейшим параметром оценки мероприятия станет его финансовая окупаемость.

Вычислить ее можно по следующей формуле:

прибыль от продаж по результатам выставки/финансовый вклад в выставочный проект = финансовая выгода.

Учитывайте, что эффекта в экономическом плане придется ждать 6-9 месяцев после закрытия выставки, а также то, что в результат выставки крепнет такой нематериальный актив, как репутация.

Подведя итог, хочется сказать, что выставка является мощным продающим инструментом, поскольку участие в этом мероприятии — кратчайшая дорога к известности организации. Но не забывайте, что выставочный проект принесет успех только при определенном уровне развития компании, культуре организации и наличии опытного персонала.

Агентство Diamond Communication — эксперт в работе на выставках, включая мероприятия уровня “Экономического Форума”. Компания всегда готова предоставить на мероприятие профессиональных моделей. Эти девушки презентуют организацию-заказчика в выгодном свете и приумножат прибыль, привлекая внимание потенциальных клиентов.

В первой части мы разобрали, как готовиться к выставке. Обращу внимание на то, что просто ожидать от организаторов выставки, что к вам придут именно ваши партнеры — не стоит, формируйте трафик именно для вас.

И вот, вы на выставке, что дальше?

Напоминаем, что статья ориентирована на тех, для кого выставка это активность, которая происходит редко и требует немалой мобилизации ресурсов. Возьмем конкретный пример работы компании, производящей продукты питания, на продуктовой выставке Продэкспо. Оставляем за рамками данной статьи техническую подготовку стенда. Сосредоточимся на работе менеджеров, их роли в успехе и результате.

Не критикуйте работы

Во время просмотра экспозиций у вас могут возникнуть разные эмоции: от восторга до резкого неприятия и даже отторжения. Не стоит громко и активно критиковать работы. Прежде, чем давать негативную оценку, попробуйте разобраться в арт-объекте, который перед вами. Никогда не пренебрегайте брошюрами или аннотациями, где рассказывается о жизненном и творческом пути художника. Расширяйте кругозор, знакомьтесь с творчеством ведущих и только начинающих современных артистов и не стесняйтесь знакомиться с кураторами и задавать вопросы медиаторам.

Что необходимо знать и применять для подготовки к выставке?

Чтобы более детально разобраться в вопросе: как оформить выставку качественно и эффективно, необходимо разобраться в некоторых нюансах, не упуская важных тонкостей и деталей при подготовке.

Дизайн и оформление локации (площадки)

Дизайн площадки должен быть продуман человеком (командой), который ответственен за организацию и участие в выставке. Почему? Потому что планировка должна быть удобная, понятная и отвечать задачам участия. И только потом, обозначив расположение зон, элементов и участников, измерив проходимость, можно отдать проект дизайнерам.

Помним, что общая картина состоит из мелочей. Многое зависит от промежуточных целей и задач, которые на них возлагаются. К примеру, если выбрана цель, чтобы как можно больше посетителей зашли на вашу локацию, то стоит брать площадку ближе ко входу, где сосредоточен максимальный поток людей.

Один из лайфхаков дизайна - половину своего стенда не выделять цветом, не зонировать заграждениями, чтобы люди могли свободно проходить через ваш стенд. Это лучше сделать для того, чтобы посетители не видели границ, без стеснения проходили на площадку, разглядывали, рассматривали и общались с командой.

Прежде чем перейти к обзору материалов для участия в выставке, нужно позаботиться о максимально возможном информировании потенциальной ЦА о предстоящем событии. Т.е. присоединиться к рекламной кампании всего выставочного мероприятия; разместить несколько объявлений, статей, тематических публикаций в СМИ и пр.

Материалы необходимые для участия в выставке

Отдельного внимания требует обзор материалов, которые понадобятся на выставке.

И так, что же в себя включают материалы, которые понадобятся:

• Качественно выполненные экспонаты.
• Яркий запоминающийся стенд с «идеей», привлекающий внимание посетителей. Необходимо заранее продумать кто будет устанавливать стенд: команда, которая занималась его изготовлением или персонал /сотрудники, принимающие непосредственное участие в выставке. Потому что, зачастую, установка стенда требует предварительного инструктажа.
• Полиграфическая продукция:
  • Нужно предварительно (за 3-4 месяца до мероприятия) напечатать и разослать пригласительные для партнеров и постоянных клиентов, указав всю важную информацию (где, когда и с какой целью будет проходить выставка, преимущества вашего участия в ней). Примерно за 1,5-2 недели до назначенного мероприятия необходимо напомнить о предстоящем событии с вашим участием. Это выгодно увеличит для вас поток посещаемости на выставке.
  • Вовремя и в требуемом количестве напечатать рекламные изделия (листовки, брошюры, флаера, буклеты, каталоги). Здесь стоит отметить, что неплохо заранее разузнать место нахождения ближайшей типографии, время ее работы и сколько составляет минимальный тираж полиграфических услуг на случай, если срочно понадобится пополнить запасы печатных материалов. Печатать рекламные материалы с избытком не рекомендуется, поскольку в дальнейшем, скорее всего они вам не пригодятся и станут пустой тратой денежных.
  • Кроме того, не забыть подготовить бейджи и визитки для обратной связи. Важно указать всю контактную информацию без ошибок!

  Отдельным пунктом следует выделить затраты на транспортные расходы, т.е. перевозку всех экспонатов и материалов до выставочного центра.

  Мы выделяем 5 этапов подготовки к выставке

  1. Выбор выставки.
  2. Техническая подготовка стенда.
  3. Подготовка сотрудников к работе на выставке.
  4. Непосредственно работа на выставке.
  5. Обработка контактов, подведение итогов выставки.

  Сегодня расскажем о непосредственной работе на выставке, т. е. о 4 этапе.

  САМОЕ ГЛАВНОЕ в первый день

  Пройти на выставку без задержек (особенно это касается крупных выставок). Ваша помощь коллегам будет очень нужна.

  Если у кого-то из коллег нет бейджей экспонентов — сделать бейджи посетителей. Помните: временную проходку нужно обменять на реальный бейдж, заложите на это время. Рекомендуем даже если вы экспонент, зарегистрироваться еще и как посетитель на всякий случай: так вы точно как минимум попадете на выставку и вашим коллегам не придется вас встречать.

  Так как статья делается в преддверии выставки Продэкспо-2018 — расскажем несколько моментов о том, как избежать задержки на вход.

  Самый перегруженный — западный вход (со стороны метро), в период с 09:45 войти по бейджам экспонентам уже затруднительно, так как стоят посетители, которых начнут пускать только в 10:00. Иногда буквально не получается протиснуться через ожидающую толпу.

  Охрана работает очень внимательно. Рекомендуем все звенящие вещи — ключи, телефоны, брелоки и украшения из металла убрать из карманов одежды в сумку для быстроты прохождения через рамку металлоискателя. Приготовьтесь также к тому, что сумку вам придется открыть и показать сотрудникам охраны — такие у нас времена.

  Основная рекомендация — приходите не позже 9:30, если у вас есть бейдж экспонента.

  Массовая волна схлынет не ранее, чем к 10:30, поэтому, если у вас нет бейджа — готовьтесь приходить к этому времени

  Для примера, как было в прошлом году:

  Схема многослойной продуктивной работы на выставке

  • Вы — экспонент, ваш визави — посетитель выставки. Помимо общей роли экспонента у вас еще будет своя роль на стенде, подробнее рассмотрим ниже.
  • Вы в качестве посетителя, ваш визави экспонент. В первой статье из данного цикла мы уже касались данной ситуации: в качестве посетителя вы взаимодействуете с конкурентами, партнерами и организаторами выставки.
  • Вы и ваш визави оба в роли участников выставки: встречаетесь и общаетесь между стендами в проходе, при этом вы можете быть как гостями, так и экспонентами, ваше общение имеет спонтанную природу. Здесь главный навык — умение с полуслова зацепить потенциального собеседника, мгновенно выявить его потребность и кратко изложить уникальность вашего предложения. Затем буклет, визитка и пожелание хорошего дня. Количество повторов в течение дня не ограничено.
  • Вы и ваш визави в неформальной обстановке: это может официальная или неофициальная вечеринка, общение в буфете, холле, кулуарное общение во время деловых программ открытых и закрытых. В такой роли необходимо быть тактичным, ненавязчивым. Сменить задачу продать на задачу запомниться, произвести впечатление приятного человека, помочь, когда нужно, а, самое главное, быть искренним. Проводить заплутавшего коллегу, а потом вручить ему ваш буклет и предложение — не лучшая идея, это только оттолкнет. Умейте ценить личное пространство и желание ваших коллег отдохнуть от рабочего настроения.

  
  

  Фотографируйте всё, что видите, и делайте селфи

  С одной стороны, это поможет вам запомнить событие и рассмотреть какие-то отдельные работы позже. С другой, галерея обратит на вас внимание. Некоторые арт-пространства публикуют у себя в аккаунтах инстаграмма или фейсбука лучшие снимки, сделанные в рамках той или иной выставки у себя в галерее. Фото они находят по выставленным в соцсетях тегам и локациям. Такие снимки могут стать хорошей информационной поддержкой для начинающего художника и его проекта, так что не забывайте подписывать имя автора, название его работы и где селфи было сделано. Сделав селфи, вы внесете свой личный вклад в развитие современного искусства, а разве это не бесценно?

  Читайте также:

    
  • Окраска пятнистых животных, от которой захватывает дух
    
  • Лиловый чихуахуа: как выглядит питомец данного окраса на фото, также размеры, вес и другие отличительные особенности
    
  • Уникальные фотографии животных от Тима Флэча
    
  • Смешные фото лошадей: подборка
    
  • Почему петух кукарекает (ночью, вечером, по утрам): в каком возрасте начинает, что сделать чтобы не кукарекал, как отучить, в чем причина хрипа, видео